Многие предприниматели не любят аналитику, потому что не понимают, как ее выполнять и зачем работать с большим массивом данных. Однако есть сервис, который может значительно упростить развитие любого бизнеса. Это Power BI от Microsoft, который объединяет в один отчет данные из десятков источников.
ЧТО ТАКОЕ POWER BI
Составление сводки по отдельным бизнес-процессам обычно не вызывает затруднений. Однако иногда требуется сформировать комплексный отчет, в котором будет отражена работа нескольких отделов. В таком случае приходится искать данные, анализировать их, компоновать по найденным связям. Затем информацию нужно красиво и понятно визуализировать. Это отнимает много времени.
Чтобы упростить процесс, можно внедрение power bi для отчетности и аналитики. Флагманом в этой сфере является продукт от разработчиков Microsoft – бесплатный сервис Power BI. Он позволяет подключаться к нескольким источникам и одновременно работать с информацией, сохраненной на компьютере в разных форматах. В одну аналитическую сводку можно объединить данные из таблиц xlsx, текстовых файлов txt, базы SQL. Показатели обрабатываются и приводятся к единой модели. Конечный отчет, созданный в графическом виде, выглядит структурировано и понятно. В нем есть диаграммы, таблицы, гистограммы.
В линейку Power BI вошло семь продуктов: Desktop, Services, Embedded, Mobile, Report Server и шлюзы PBI. Но пользователям для формирования отчетности хватит двух инструментов:
- Power BI Desktop – приложение, которое устанавливается на компьютер. Через него можно загрузить данные из разных источников, создать сводку в виде таблицы, а затем построить отчет с визуальными элементами.
- Power BI Services – это облачный сервис, в котором публикуются готовые файлы, созданные в приложении. Он выполняет административные функции. Например, можно настроить доступ к отчетности для определенных сотрудников, хранить все документы по проекту в одном месте.
КАК РАБОТАЕТ POWER BI
Программное обеспечение работает просто: из различных каналов в приложение собираются данные. Для передачи используются коннекторы. Затем информация обрабатывается и отображается в виде графиков, диаграмм и других элементов в специальном шаблоне. В результате получается готовая аналитическая сводка, структурированная по заданным параметрам. Пользователь может вносить туда изменения, и отчет будет автоматически обновляться.
Система работает на базе пяти составляющих: отчеты, данные, связи, редактор запросов Power Query, окно для получения данных. Пользователь собирает информацию через одноименное окно, выбирая нужные источники для формирования отчета. Затем выбранные данные можно упорядочить по нужным параметрам. Далее ведется работа с режимами «Связи» или «Данные».
В первом режиме можно искать связи между отдельными столбцами таблиц или несколькими цельными таблицами. В режиме данных можно дополнять отчет новой информацией, например показателями, формулами. Расчеты ведутся автоматически в программе через язык, который разработали специалисты Microsoft.
После подготовительной работы можно переходить в режим отчетов. Там пользователь редактирует информацию так, чтобы на выходе отчет получился визуально привлекательным.
ПЛЮСЫ И МИНУСЫ
Внедрение программы в работу компании требует вложений в виде финансов (нужно купить подходящий тариф) и времени на обучение сотрудников. Из-за этого не все предприниматели хотят отказываться от привычного Excel в пользу нового приложения. Однако у Power BI есть несколько преимуществ:
- Доступность. Несмотря на то что основной функционал предоставляется в платном тарифе PRO, он стоит недорого и остается доступным даже для малого и среднего бизнеса.
- Интеграции с привычными программами. После окончания работы над отчетом его можно просмотреть в Excel.
- Большой выбор источников, которые будут учтены в сводной статистике.
- Интерактивные визуализации.
К недостаткам сервиса можно отнести систему поиска связей между таблицами. Если они простые, то Power BI находит их. Но если связи сложные, то приходится работать вручную.
ЧТО ВКЛЮЧАЕТ POWER BI
В экосистему программы входят три составляющие: сервис на сайте, приложение для ПК и для смартфона. Они отличаются по функционалу:
- На веб-странице можно создавать свои и просматривать чужие отчеты, добавлять таблицы, приложения и другие элементы, за исключением изображений. Пользователь веб-сервиса может регулировать параметры отчета, например открывать доступ к нему другим сотрудникам, смотреть автоанализ, создавать и менять фильтры.
- Если пользователь работает через приложение на компьютере, то функционал расширяется. Во-первых, можно работать с изображениями – добавлять и редактировать их параметры. Во-вторых, увеличивается вариативность источников, из которых можно взять данные для отчета. Если пользователи веб-сервиса могли брать информацию только из таблиц, то при установке приложения открывается доступ к интернет-сайтам. Третья новая опция – моделирование данных. Она пригодится, если в создании отчета должны участвовать несколько источников, которые нужно объединить. Однако пользователям приложения недоступно создание панелей мониторинга и работа с общим доступом.
- Мобильное приложение самое скромное по функционалу. Приложение подходит только для просмотра отчетов. В нем нельзя редактировать уже имеющиеся отчеты и создавать новые. Однако можно открыть доступ к файлу для других сотрудников.
В сервисе можно работать по трем направлениям: редактировать запросы, модели и отчеты. Каждое направление помогает пользователю решить определенные задачи.
